Prozess-Library

bettermiii · Abläufe für Teams

Wir bauen Werkzeuge, die Teams Arbeit abnehmen – vom Förderrechner bis zum Büro-Assistenten, der Fristen, Rechnungen und Reisen im Blick behält. Jede Karte hier ist ein Ablauf, den es schon gibt oder den wir für dich bauen können. Schau dich gern um.

60 Abläufe & Produkte
7 im Echtbetrieb
145 Prozesse im Reise-Katalog
0 Cookies, 0 Tracker

Woran wir arbeiten

Produkte, die laufen – und Abläufe, die wir für Teams und Unternehmen automatisieren. Grün läuft von allein, Orange wartet auf ein Ja, Grau bleibt bei dir.

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Produkte

Filmsoftmoney

Förderungen durchrechnen

Rechnet Förderprogramme für ein Projekt durch – aus dem Budget zur Förderquote.

ProduktKI-gestützt

75 % automatisch

European Cribs

Wohnen in Europa, kuratiert

Kuratierte Immobilien-Listings aus ganz Europa – gesammelt, geprüft, mit einem einzigen guten Bild.

ProduktKI-gestützt

80 % automatisch

Kai

KI-Coaching auf Telegram

Ein Coach, der morgens anstupst, abends nachfragt und am Wochenende ehrlich zurückblickt.

ProduktKI-gestützt

75 % automatisch

Cockpit

Ein Dashboard für alles

Überwacht alle Projekte, Cronjobs, Domains und Backups – Ampel, Wartet-auf-mich-Board, Tageskarte.

ProduktAutomatisierung

75 % automatisch

Budget-Automator

Movie-Magic-Budgets verstehen

Liest Movie-Magic-Budgets ein, normalisiert Konten und macht sie für Förderrechnung und Reporting nutzbar.

ProduktFörderung

75 % automatisch

Förderung & Verwertung

Förderfristen-Radar

Förderung & Verwertung · Projektleitung

Die Fristen Ihrer relevanten Förderer werden einmal eingetragen – eine Liste wichtiger Förderer ist als Startpunkt hinterlegt. Jede Frist landet in…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Antragspaket & Einreichmappe

Förderung & Verwertung · Projektleitung

Zu jeder Frist entsteht eine Sammelmappe mit Checkliste. Vorhandene Unterlagen werden automatisch aus der Projektablage eingesammelt und verknüpft;…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

67 % automatisch

Förderkriterien-Vorprüfung

Förderung & Verwertung · Projektleitung

Jedes neue Projekt läuft durch eine deterministische Punkteberechnung (Spielfilm, Dokumentation, Animation) mit sauber angewendeten Deckeln und…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

67 % automatisch

Verwendungsnachweis als mitlaufende Akte

Förderung & Verwertung · Projektleitung / Finanzen

Jeder freigegebene Beleg wird laufend einem Fördertopf und Kalkkonto zugeordnet, die Förderfähigkeit vorgeprüft. Eine Lückenliste ist jederzeit…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Lieferungen- & Asset-Tracking

Förderung & Verwertung · Projektleitung / Produktion

Je Abnehmer entsteht eine lebende Checkliste mit Status und zugesagtem Termin. Ein Element gilt erst als abgenommen, wenn die Datei verknüpft ist —…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

80 % automatisch

Ausschreibungs- & Einreichungsmanagement

Förderung & Verwertung · Projektleitung

Ausschreibungen stehen mit Deadline, Gebühr und Premierenregel in einer Watchlist; die Fristen warnen gestaffelt. Je Ausschreibung gibt es eine…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

75 % automatisch

Lizenzen & Erlösabrechnung

Förderung & Verwertung · Projektleitung

Jeder Lizenzvertrag liegt mit Fenster, Territorium, Laufzeit und Abrechnungsrhythmus vor. Bleibt eine fällige Abrechnung aus, meldet sich das System.…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Finanzen & Controlling

Cost Report & Abweichungswarnung

Finanzen & Controlling · Geschäftsführung / Finanzen

Ihre Movie-Magic-Kalkulation ist die einzige Soll-Quelle und wird als Soll eingelesen. Das Ist entsteht laufend aus den erfassten Belegen.…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

80 % automatisch

Rechnungsstrecke: Erfassung & Prüfung

Finanzen & Controlling · Geschäftsführung / Finanzen

Rechnungen, die per Mail kommen, werden automatisch erkannt; der Beleg (PDF-Anhang oder Mailtext) wird lesend aus dem Postfach geholt und…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

75 % automatisch

Reporting an Financiers & Auftraggeber

Finanzen & Controlling · Projektleitung / Finanzen

Alle vertraglichen Stichtage liegen zentral und melden sich rechtzeitig. Zum Termin entsteht der Berichtsentwurf aus dem laufenden Kostenstand — aber…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Handkassen & Vorschüsse

Finanzen & Controlling · Finanz-Assistenz

Ein Vorschussregister hält fest, wer wie viel Handgeld hat. Belege werden gegen den Vorschuss erfasst; ein Salden-Radar erinnert automatisch an…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Zahllauf-Vorbereitung

Finanzen & Controlling · Geschäftsführung / Finanzen

Fällige, freigegebene Posten werden je Zahltermin gebündelt, Skonto-Fälle zuerst. Weicht eine Bankverbindung von der Erfassung ab, fliegt der Posten…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Liquiditätsplan & Mittelabruf-Planung

Finanzen & Controlling · Geschäftsführung / Finanzen

Ein rollierender 13-Wochen-Plan verbindet offene Zahlungsziele, Honorarläufe, Fixkosten und Finanzierungsraten. Droht eine Unterdeckung, warnt das…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

§50a- & KSK-Compliance-Radar

Finanzen & Controlling · Geschäftsführung / Finanzen

Verträge mit im Ausland ansässigen Künstler:innen werden anhand der erfassten Angaben markiert und erhalten eine §50a-Abzugsberechnung als Vorschlag…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Verträge & Recht

Verträge: Erzeugung, Rücklauf, Ablage

Verträge & Recht · Projektleitung

Aus einem kurzen Deal-Memo entsteht der Vertragsentwurf aus Ihren geprüften Vorlagen. Unaufgelöste Platzhalter blockieren den Entwurf automatisch.…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Versicherungs- & Policen-Radar

Verträge & Recht · Projektleitung / Finanzen

Alle Policen liegen in einem Register mit Laufzeit, Deckungssumme und Ansprechpartner. Vor jedem Ablauf gibt es gestaffelte Warnungen, sodass…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

67 % automatisch

Rechte-Register (Musik, Archiv, Marken)

Verträge & Recht · Projektleitung

Jedes verwendete Werk steht im Register: Rechteart, Inhaber, Territorium, Status und Beleg. Befristete Lizenzen warnen vor Ablauf. Eine Lückenliste…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

75 % automatisch

Team & Personal

Team-Onboarding

Team & Personal · Projektleitung / Assistenz

Nach Vertragsschluss werden die Pflichtangaben erfasst, automatisch validiert und ausschließlich verschlüsselt abgelegt. Lücken werden automatisch…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

40 % automatisch

Honorar- & Lohnlauf-Koordination

Team & Personal · Geschäftsführung / Finanzen

Einsatztage und Konditionen fließen automatisch in einen Honorarlauf-Entwurf. Ein Melderadar koppelt An- und Abmeldungen an die Vertragsdaten und warnt…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

80 % automatisch

Team- & Kontaktliste

Team & Personal · Assistenz

Die Liste wird aus den Stammdaten generiert statt gepflegt. Jede Personaländerung erzeugt automatisch eine neue Version mit Änderungshistorie;…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

67 % automatisch

Besetzungs- & Sprecherkoordination

Team & Personal · Assistenz / Projektleitung

Je Rolle stehen alle Kandidatinnen und Kandidaten mit Status nebeneinander — von vorgemerkt bis ausgewählt. Bleibt eine Anfrage länger als eine Woche…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Reise & Logistik

Disposition & Tagesplanung

Reise & Logistik · Disposition / Assistenz

Aus dem Terminplan entsteht der Tagesdispo-Entwurf am Vorabend automatisch – mit Verteiler aus den Stammdaten sowie Sonnenzeiten und Wetterlage, wenn…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Reisekosten & Spesen

Reise & Logistik · Reise / Finanzen

Ein eigener Belegkanal (Foto/Upload) ordnet jede Ausgabe Projekt und Person zu. Tagegelder und Kilometer rechnet ein Pauschalenrechner; die…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

75 % automatisch

Reise- & Unterkunftslogistik

Reise & Logistik · Reise / Assistenz

Jeder Reisebedarf wird gegen die Vertragsgrundlage geprüft; fehlt sie, wird nachgefragt statt angefragt. Optionen werden mit Preis und Stornofrist…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Organisation & Ablage

Ablage-Automation & Ordnung

Organisation & Ablage · Alle Rollen

Ein fester Projektbaum entsteht per Knopfdruck, eine klare Namenskonvention gilt überall. Neue Dateien aus dem Eingang werden stündlich automatisch…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

100 % automatisch

Posteingangs-Triage

Organisation & Ablage · Alle Rollen

Mehrere Postfächer werden zweimal täglich rein lesend gescannt und klassifiziert: Rechnungen, Vertragsrückläufe, Behörden/Versicherer, Abrechnungen…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

100 % automatisch

Angebotsanfragen & -vergleich

Organisation & Ablage · Assistenz / Finanzen

Anfragen werden zentral erfasst, eingehende Angebote auf eine vergleichbare Gesamtsumme normalisiert — inklusive Menge, Nebenkosten und…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

60 % automatisch

Versions- & Infoverteilung

Organisation & Ablage · Assistenz

Buch, Konzepte und Änderungsseiten werden versioniert abgelegt; der Empfängerkreis wandert mit jeder Fassung mit. Nach Ihrer Freigabe verschicken Sie…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

50 % automatisch

Marketing & Kommunikation

Social-Media-Ausspielung

Marketing & Kommunikation · Marketing / Assistenz

Jeden Montag füllt sich eine Warteschlange mit 21 neuen Beiträgen, Text und Hashtags inklusive. Sie haben drei Tage Zeit zum Prüfen – kommt kein…

Verwaltung & BüroKI-gestützt

89 % automatisch

Reise & Unterkunft – Prozessgruppen

DAT · Stammdaten & Onboarding

13 Prozesse

Ohne sauberen Personendatensatz stimmt später kein Zimmer und kein Ticket.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

PLN · Bedarfsplanung aus Disposition

10 Prozesse

Aus dem Terminplan wird Bedarf: wer muss wann wo sein. Fast alles Regel.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

TRV · Reise- & Transportplanung

15 Prozesse

Flug oder Bahn, Vorlauf, Umstiege, Preis – hier entstehen die Optionen.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

HSG · Unterbringung / Housing

17 Prozesse

Die größte Gruppe: Hotels, Kontingente, Rooming Lists.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

TRF · Transfers & Fahrdienst am Einsatzort

10 Prozesse

Vom Hotel zum Einsatzort und zurück: Fahrdienst, Sammeltransfers, Umlaufzeiten.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

CST · Gäste- & VIP-Logistik

9 Prozesse

Gäste und VIPs haben eigene Regeln – fast alles Urteilssache.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

CHG · Änderungs- & Störungsmanagement

11 Prozesse

Termin kippt, Flug fällt aus. Diese Gruppe fängt das ab.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

COM · Kommunikation & Dokumente

11 Prozesse

Movement Orders, Bestätigungen, Rooming Lists – Dokumente, die sich fast selbst schreiben.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

FIN · Budget, Controlling & Freigaben

11 Prozesse

Freigabegrenzen, Mittelbindung, Soll-Ist.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

ACC · Abrechnung, Per Diem & Buchhaltung

13 Prozesse

Per Diem, Belege, Abrechnung – regelbasiert bis zur Buchhaltung.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

CMP · Compliance, Recht & Duty of Care

11 Prozesse

A1, Visa, § 50a, Arbeitszeit, DSGVO, Duty of Care – prüfen tut die Maschine, entscheiden ein Mensch.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

SUS · Nachhaltigkeit & Förderreporting

7 Prozesse

CO₂-Erfassung und Bahn-vor-Flug-Nachweis, wie Förderer und Kunden es verlangen.

Reise & UnterkunftProzessgruppe

CLS · Projektabschluss, Archivierung & Lessons Learned

7 Prozesse

Archivieren, Löschen, Lessons Learned – wird gern vergessen.

Reise & UnterkunftProzessgruppe